تعلن مؤسسة صناع الحياة عن حاجتها لوظيفة مساعد اداري وميداني بادارة المكاتب بتاريخ اليوم 2026/10/8
مقدمة عن الوظيفة
تعتبر مؤسسة "صناع الحياة" من أبرز المؤسسات التنموية، ويشكل مسؤول المكتب ركيزة أساسية لضمان سير العمل بكفاءة داخل المنطقة الجغرافية التابع لها. يهدف هذا الدليل الوظيفي إلى توضيح كافة المهام، المسؤوليات، الكفاءات الأساسية، والشروط المطلوبة لشغل هذه الوظيفة.
الغرض من الوظيفة
هو المسؤول المباشر عن إدارة وتنظيم مكتب مؤسسة صناع الحياة في المنطقة الجغرافية التي يتواجد بها، ويعمل تحت إشراف مدير المكتب مباشرة. يتمثل دوره الأساسي في الحفاظ على انتظام العمل اليومي، وتسهيل الإجراءات الإدارية للعاملين والمتطوعين.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
إدارة العمليات اليومية: الحفاظ على مواعيد فتح وغلق مكتب المؤسسة والظهور بالشكل اللائق دائماً.
بيئة المتطوعين: خلق بيئة عمل آمنة ومناسبة للمتطوعين بالتعاون مع مدير المكتب لدعم أنشطتهم المختلفة.
خدمة الزائرين: استقبال الزائرين والمتطوعين، الرد على الاستفسارات، وتسجيل بياناتهم بدقة.
إدارة التبرعات: توريد التبرعات القادمة من الحملات أو المتبرعين المترددين على المكتب بشكل دوري ومنتظم.
المراجعة المالية: التأكد من صحة المستندات المستلمة كتسويات بالتنسيق مع الإدارة المالية والمساعد الإداري.
إدارة المساعدات: استقبال حالات المستحقين وتسليم المساعدات وفق الكشوفات المعتمدة.
حفظ الأصول: الحفاظ على أصول المكتب والسجلات، والمشاركة الفعالة في عملية الجرد السنوي كعضو لجنة.
إعداد التقارير: جمع المعلومات المطلوبة (بيانات، صور، فيديوهات، أرقام مالية) وكتابة التقارير الدورية لمدير المكتب.
الأرشفة والتوثيق: اتباع نظام الأرشفة المتبع بالمقر الرئيسي، توثيق الاجتماعات، وإعداد واستقبال المخاطبات الرسمية.
الشؤون اللجستية: متابعة أعمال الصيانة والنظافة والعمال الدورية الخاصة بالمكتب.
الالتزام الأخلاقي: الالتزام بسياسات الحماية، مدونة السلوك، والسرية المهنية أثناء التعامل مع المستفيدين.
الكفاءات والمهارات الأساسية
التركيز على الإنجاز: تطبيق منهجية إدارة النتائج (RBM) لتحقيق الأهداف المخططة.
العمل بذكاء: إنجاز المهام بفعالية في وقت أقل، مع تحقيق التوازن بين الحياة العملية والشخصية وبيئة عمل تشاركية.
المسؤولية والطموح: اتخاذ القرارات وإدارة الموارد بكفاءة، وضع أهداف طموحة والتفكير الاستراتيجي المستقبلي.
التعاون والنزاهة: بناء علاقات فعالة مع الفريق والشركاء، تقدير التنوع، والتحلي بالأمانة والشفافية.
الإبـداع: تشجيع الحلول المبتكرة والاستعداد لتحمل المخاطر المدروسة.
المؤهلات والخبرات المطلوبة
المؤهل العلمي: مؤهل عالي مناسب.
الخبرة: حديث التخرج أو خبرة سنة واحدة في أعمال إدارية مشابهة (يفضل وجود خبرة تطوعية سابقة).
المهارات التقنية: إجادة التعامل مع حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Microsoft Office) والمراسلات الإلكترونية.
المهارات المكتبية: إجادة الأعمال الإدارية والمكتبية، كتابة التقارير، وصياغة مسودات المخاطبات الرسمية باللغة العربية بمستوى مقبول.
المهارات الشخصية المطلوبة
مهارات التواصل الفعال وقوة الملاحظة.
الرغبة المستمرة في التعلم والتطوير.
القدرة على أداء المهام المتعددة (Multi-tasking).
التكيف والمرونة العالية مع نظم العمل المؤسسي.
سرعة البديهة وحسن التصرف في المواقف المختلفة.
الأمانة، الصدق، والإنتاجية العالية مع جودة العمل والعمل بروح الفريق.
